Gestion de projet, les fondamentaux

En gestion de projet, la documentation et l’analyse des demandes de changement est une étape importante car elle peut décider de la réussite ou de l’échec d’un projet.

En effet, il est bon de se rappeler que chaque demande de changement peut affecter :

• Le périmètre qui sera élargi ou réduit.
• Le budget car tout changement peut entraîner des dépenses supplémentaires (en ressources, en outils, en sous-traitance).
• Les délais car même un ajustement mineur (à priori) peut retarder des livrables si les dépendances ne sont pas anticipées.
• La qualité car un changement mal évalué peut introduire des risques techniques ou fonctionnels.

Voici un exemple (IT, application) : les utilisateurs demandent l’intégration d’une nouvelle API en cours de développement.

Sans analyse, cette demande peut sembler simple, mais en fait elle pourrait nécessiter des tests supplémentaires, une refonte partielle de l’application et/ou elle pourrait même impacter d’autres modules de l’application.

Autre raison : éviter l’effet « boule de neige » : les changements non contrôlés s’accumulent rapidement et peuvent rendre le projet ingérable avec une dérive des coûts, un retard des livrables, une frustration de l’équipe ou du client.

La solution : réaliser une analyse rigoureuse de la demande et de ses effets afin de prioriser, de négocier ou de refuser telle ou telle demande (tri en fonction de leur valeur ajoutée, de leur faisabilité et de leur impact).

Le processus recommandé pour analyser une demande est le suivant :

1. Je documente (qui, quoi, pourquoi, urgence).

2. J’évalue (impact sur le périmètre, les coûts, les délais, la qualité).

3. Je consulte (J’implique l’équipe technique et les parties prenantes).

4. Nous décidons (valider, refuser ou proposer une alternative).

5. Je communique (Informer le demandeur et l’équipe de la décision et des raisons de celle-ci).

2 outils utiles pour gérer les demandes de changement :

• Un registre des changements : tableau de suivi des demandes (statut, impact, décision).
• Des clauses contractuelles (il convient de prévoir les procédures de changement dès le contrat initial)